Nell’archivio non possono distinguersi quindi vere e proprie serie, ma possono isolarsi alcuni complessi di pratiche inerenti ad attività di consulenza o di vero e proprio sindacato gestite dall’UB, quali le domande per l’esenzione dall’imposta venticinquennale per i fabbricati o l’attuazione dei piani particolareggiati delle zone “O”. Il lavoro presentato fotografa proprio questo criterio ambivalente cronologico/tematico impostato - o semplicemente confermato - con l’opera di riorganizzazione degli anni Ottanta.
Per l’inventariazione delle carte si è proceduto con una schedatura della documentazione a livello di fascicolo (unità archivistica), utilizzato il database “MS Access”.
Per l’individuazione dei campi della scheda da utilizzare nell’attività di rilevazione archivistica, si è provveduto in primo luogo ad un’analisi a campione della documentazione e successivamente all’elaborazione di una prima struttura in Access, facendo sempre riferimento alle indicazioni fornite dalla manualistica di settore e dallo standard internazionale di descrizione archivistica.
I campi compilati sono i seguenti:
- Numero scheda (numero progressivo per tutto il data base)
- Contenitore (unità di conservazione recente)
- Numero di corda (numero progressivo per tutti i contenitori)
- Numero dell’Unità archivistica (fascicolo - numerazione progressiva a partire da 1 per il complesso delle unità archivistiche)
- Titolo (originale tra virgolette; eventuali integrazioni tra parentesi quadre; desunto senza virgolette. Quando presente è stata inoltre aggiunta alla destra del titolo, tra parentesi tonde, la sigla alfanumerica riportata sulla camicia)
- Descrizione (tipologia e contenuto dell’unità archivistica)
- Estremi cronologici (data iniziale e data terminale, nella forma anno/mese/giorno);
- Data (data/e in forma differente da quella anno/mese/giorno; datazione desunta tra parentesi quadre)
- Note (per le informazioni non pertinenti agli altri campi).
Bisogna inoltre segnalare un’abbondante presenza di materiale cartografico e a stampa. Del primo sono stati segnalati la tipologia e la scala; il materiale a stampa (opuscoli, pubblicazioni, periodici, notiziari, etc.) è stato descritto con criteri bibliografici.
Nelle descrizioni delle singole pratiche sono state utilizzate abbreviazioni (cfr. tavola delle abbreviazioni) per tutte le associazioni e gli enti che ricorrono più frequentemente, mentre il “Comune di Roma” e la “Regione Lazio” sono stati indicati con la sola dicitura “Comune” e “Regione”. L’assenza di documenti all’interno del fascicolo è stata segnalata con l’indicazione “Vuoto”.
Nel corso della schedatura sono state inoltre effettuate ulteriori attività quali: l’inserimento della documentazione sciolta, afferente alla stessa pratica, in nuove unità archivistiche con l’attribuzione di un titolo dedotto dall’oggetto o dal testo; la sostituzione delle camicie deteriorate e l’eliminazione di elastici e cartelline di plastica.
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1. Cfr. International Council on Archives, ISAD (G): General International Standard for Archival Description. Second edition. Adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999, Siviglia, International Council on Archives, 2000, testo originale in lingua inglese e testo tradotto in italiano, a cura di S. Vitali-M. Savoja, pubblicati in «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII (2003), 1, pp. 59-190. Lo standard è disponibile anche all’URL <http://www.ica.org> (aggiornato al 12 marzo 2007).
2. Cfr. Ministero dell’interno, Direzione generale degli Archivi di Stato, Ufficio studi e pubblicazioni, circ. n. 39/1966, Norme per la pubblicazione degli inventari, paragrafo III. Inventari, sottoparagrafo 3. Descrizione delle singole voci, testo della circolare pubblicato in P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1990, in particolare p. 235.
3. Cfr. Ministero dell’interno, Direzione generale degli Archivi di Stato, Ufficio studi e pubblicazioni, circ. n. 39/1966, Norme per la pubblicazione degli inventari, paragrafo III. Inventari, sottoparagrafo 7. Datazione, testo della circolare pubblicato in P. Carucci, Le fonti archivistiche…cit., in particolare p. 237. Inoltre, per i mesi sono state utilizzate le abbreviazioni indicate in Norme per i collaboratori…cit., pp. 26-27.
